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Gerencie usuários. Convide membros da equipe, atribua funções e controle as permissões de usuários. Acesso: Configurações> Usuários e equipes

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Funções padrão

A YCloud fornece 6 funções do sistema: Administrador, Operador, Desenvolvedor, Gerente da Caixa de Entrada, Atendimento e Vendas. As permissões das funções padrão podem ser visualizadas clicando em Verificar permissões ao convidar usuários, e as permissões das funções do sistema não podem ser editadas. Caso precise de permissões personalizadas, crie uma função personalizada.
Pré-visualização de permissões somente leitura para a função de sistema Desenvolvedor.

Select Check permission when inviting a user to review the selected system role.

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Funções personalizadas

As funções personalizadas estão disponíveis apenas para versões Pro ou superiores.
Você pode criar suas funções e configurar diferentes permissões para elas. Tutorial de criação:
  1. Acesse Usuários e equipes e clique em Adicionar funções.
Aba Funções com Adicionar funções e nenhuma função personalizada neste exemplo.

Open the Roles tab and select Add roles.

  1. Configure as informações da função, incluindo Nome da função, Descrição e Permissões. Você pode escolher uma função do sistema para configuração rápida e fazer alterações de permissão com base nela. Salve após concluir as configurações.
Caixa de diálogo Adicionar funções com nome da função, descrição e predefinições de permissão.

Start with a system-role preset, then review the permissions for your custom role.

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Supervisores de equipe

Em Equipes, o sistema permite definir Supervisores de equipe para cada Equipe. Usuários com essa função podem supervisionar as conversas dos membros da equipe na Caixa de Entrada e chamadas em Chamadas.

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Convidar Usuários

Para adicionar usuários à sua conta, siga estes passos:
  1. Acesse Usuários e equipes e clique no botão “Convidar usuário” na página.
Aba Usuários com Convidar usuário no canto superior direito.

Select Invite user in the Users tab. The example search returns no users.

  1. Preencha as informações básicas do membro a ser convidado e clique no botão “Adicionar”. O sistema enviará um e-mail de ativação para o e-mail do membro.
Página completa de Usuários e equipes atrás de um formulário de convite não enviado.

Enter the email address and review the role and optional settings before sending an invitation. This example is not submitted.

  1. Membros da equipe aceitam o convite
Os membros localizam o e-mail de ativação correspondente e clicam no botão “Ativar conta” para aceitar o convite e concluir a ativação da conta. Captura de tela do produto YCloud OBS: Se o status do membro permanecer pendente por muito tempo ou se ele não tiver recebido o e-mail de convite, você pode clicar no botão “Reenviar”. Captura de tela do produto YCloud

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Excluir Usuários

Clique no botão “Remover” correspondente à linha do usuário para removê-lo permanentemente. Captura de tela do produto YCloud

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Editar Usuários

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Modificar função do usuário

Clique no botão de edição na área de operações e, na janela suspensa, modifique a função e a equipe correspondentes ao usuário. O e-mail do usuário não pode ser alterado. Após fazer as alterações, clique em Editar. Captura de tela do produto YCloud Definir Capacidade de Atendimento
Na coluna Ações, selecione Capacidade do agente para definir o número máximo de conversas em andamento que um usuário pode receber por meio da atribuição de equipe. A capacidade do agente só se aplica quando o usuário pertence a uma equipe e as conversas são distribuídas para esse usuário por meio da regra de atribuição da equipe. Quando o usuário atinge sua capacidade, as conversas adicionais aguardam na fila da equipe até que o usuário tenha capacidade disponível. A capacidade do agente não se aplica quando uma regra de atribuição encaminha uma conversa diretamente a um usuário específico. Nesse caso, a conversa é atribuída imediatamente e aparece na visualização Atribuído a mim desse usuário, mesmo que ele já tenha atingido sua capacidade configurada. Captura de tela do produto YCloud

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Transferir Propriedade

O Proprietário da conta não pode ser removido enquanto ainda mantiver a função de Proprietário. Apenas o Proprietário atual pode transferir a propriedade da conta; ter apenas a função de Administrador não é suficiente. A propriedade pode ser transferida de uma das seguintes maneiras:
  • Selecionar um usuário existente: Transfira a propriedade para um usuário que já seja membro da conta.
  • Convidar um novo usuário: Insira um endereço de e-mail para convidar alguém que não seja atualmente membro da conta e torná-lo o novo Proprietário.
Para transferir a propriedade:
  1. Como Proprietário atual, acesse Configurações > Usuários e equipes > Usuários.
  2. Abra o menu Ação do Proprietário atual e selecione Transferir Proprietário.
  3. Escolha Selecionar usuários existentes ou Convidar novo usuário.
  4. Selecione o usuário existente ou insira o endereço de e-mail do novo usuário.
  5. Revise a alteração e confirme a transferência.
Após a transferência, o usuário selecionado ou convidado se torna o Proprietário e recebe acesso total à conta. O Proprietário anterior perde imediatamente as permissões de Proprietário.
Verifique seus assentos de usuário disponíveis antes de convidar um novo Proprietário. Se a conta não tiver um assento disponível para o novo usuário, a YCloud removerá o Proprietário anterior da conta para abrir espaço para o novo Proprietário. Adquira um assento adicional antes da transferência se o Proprietário anterior precisar manter o acesso.
Se a conta tiver assentos suficientes, o Proprietário anterior permanecerá na conta com permissões de Admin , mas não será mais o Proprietário.

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Ativar a 2FA para todos os membros

Para proteger melhor a segurança da conta, caso os usuários não tenham ativado a 2FA, o administrador da conta pode configurar o botão de verificação 2FA para exigir que todos os membros realizem a verificação em duas etapas ao fazer login na conta corporativa.
Exigência de autenticação de dois fatores na parte superior da aba Usuários.

The account-wide two-factor authentication control is at the top of the Users tab. It is off in this example.

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Criar e gerenciar equipes

Uma equipe agrupa agentes que lidam com o mesmo tipo de conversas de clientes, como Vendas, Suporte ao Cliente ou uma equipe de atendimento regional. Ao criar uma equipe, o YCloud também cria uma respectiva Caixa de entrada da equipe na Caixa de entrada. Ao configurar a atribuição de conversas, você pode encaminhar uma conversa para uma equipe específica. O YCloud usará a regra de atribuição da equipe para decidir se e como atribuir a conversa a um membro da equipe. Para criar uma equipe, siga estes passos:
  1. Acesse Usuários e equipes e clique no botão “Adicionar equipe” na página.
  2. Insira o nome da equipe e adicione os agentes que devem fazer parte dela.
  3. Se necessário, selecione um ou mais supervisores de equipe dentre os agentes da equipe. Os supervisores de equipe podem monitorar as conversas de seus membros na Caixa de entrada e as chamadas em Chamadas.
  4. Selecione uma Regra de Atribuição da Caixa de Entrada da Equipe:
    • Não atribuído: As conversas encaminhadas para a equipe não são atribuídas automaticamente. Elas permanecem não atribuídas até que um agente ou supervisor as atribua ou aceite.
    • Distribuído uniformemente: As conversas são atribuídas aos membros da equipe em sequência, independentemente de um membro estar disponível ou ausente.
    • Distribuição alternada (Round Robin): As conversas são atribuídas em sequência entre os membros da equipe que estão disponíveis no momento.
    • Balanceado: As conversas são atribuídas ao membro da equipe disponível que tiver o menor número de conversas abertas.
  5. Salve a equipe. Mais tarde, você poderá editar o nome da equipe, membros, supervisores e a regra de atribuição, ou excluir a equipe na coluna Ações.
Adicione uma equipe na aba Equipes em Usuários e equipes.

Open the Teams tab and select Add a team.

Formulário de adição de equipe com quatro opções de Regra de Atribuição da Caixa de Entrada da Equipe.

Choose how conversations routed to this team are assigned to its members.

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Perguntas frequentes

Primeiro, determine se a mesma pessoa continuará usando a conta ou se o acesso precisa ser transferido para outro colega.
  • A mesma pessoa continuará usando o YCloud: Acesse sua página de Perfil e altere seu próprio e-mail de login. Consulte Configurações de Preferências Pessoais. Alterar apenas seu e-mail pessoal não altera sua senha de login existente.
  • Um colega diferente usará o YCloud: Acesse Configurações > Usuários e equipes e convide o colega para a conta do YCloud. Se o colega também precisar se tornar o Proprietário da conta, use a opção Transferir Proprietário. O colega convidado ativará sua própria conta e definirá sua própria senha.
Não altere seu e-mail de login pessoal apenas para permitir que outra pessoa use as mesmas credenciais. Convide essa pessoa como um usuário separado para que o acesso e as permissões possam ser gerenciados corretamente.
Não. O YCloud atualmente não oferece suporte à restrição de um usuário individual para que ele gerencie apenas contas do WhatsApp Business (WABAs) específicas.Se sua empresa exigir um isolamento rigoroso de gerenciamento entre WABAs, crie uma conta de empresa do YCloud separada para as WABAs que devem ser gerenciadas de forma independente.